Personoplysninger
Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i: Liverollespilsforeningen A’kastin, CVR - 30949250
Dato for seneste ajourføring af dokumentet: 12. Marts 2026
Hvem er foreningens dataansvarlige?
Foreningens bestyrelse akastin@gmail.com
Hovedansvarlig:
Bestyrelsesformand
Majken Blaess Møgelbjerg
22908502
Andre ansvarlige:
Næstformand
Thomas Jarneka Kastrup
28182457
Kasserer
Niels Tobias Nørgaard Svendsen
42615741
Hvorfor behandler I personoplysninger?
For at varetage medlemsforhold, arrangør forhold, og bestyrelsesforhold, herunder aktiviteter, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning.
Administration af foreningens eksterne relationer, herunder fx indberetning til kommunen eller andre aktører, såsom Landsforeningen Bifrost.
Indhentelse af børneattest på frivillige.
Hvilke personoplysninger behandler I?
Almindelige personoplysninger:
Navne
Adresser
Emailadresser
Telefon nr.
Fødselsdage
Billeder af medlemmer til diverse aktiviteter
Oplysninger om strafbare forhold (børneattest) og CPR-nummer ved indhentning af disse.
Hvem behandler I oplysninger om?
Vi behandler oplysninger om følgende kategorier af personer:
Spillere
Medlemmer
Arrangører
Frivillige
Bestyrelse
Pårørende (eks. forældre, værge)
Samarbejdspartnere
Hvem videregiver I oplysningerne til?
Vi videregiver almindelige personoplysninger om medlemmer, arrangører, frivillige og bestyrelse, når vi har en legitim interesse (eks. Landsforeningen Bifrost) eller skal overholde lovgivning (eks. i forhold til indberetning til kommune).
Når vi indhenter børneattester, videregiver vi CPR-nummer til politiet.
Hvornår sletter I personoplysninger, I har modtaget?
Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i fem år efter det seneste registrerede medlemskab, grundet diverse lovmæssige indberetninger.
Billeder slettes som udgangspunkt ikke.
Almindelige oplysninger tilsendt til vores e-mail, som er over 5 år gamle, slettes umiddelbart efter endt afholdelse af den årlige generalforsamling.
Almindelige oplysninger tilsendt via tilmelding til diverse arrangementer, slettes umiddelbart efter afholdelse af arrangementet. Oplysningerne slettes manuelt, senest en måned efter endt arrangement. Undtagelsen for dette sker, hvis der ønskes medlemskab af foreningen. I dette tilfælde, overføres de relevante oplysninger (navn, fødselsdato, adresse, og e-mail) fra arrangementets tilmeldingsliste, til vores medlemsliste. Herefter slettes de, efter de ovenstående 5 års arkivering.
Almindelige oplysninger i forbindelse med oprettelse og redigering af en karakter, vil blive slettet efter efterspørgsel.
Oplysninger om strafbare forhold, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsforløbet er opfyldt. Børneattest oplysninger opbevares, så længe personen fungerer i sit virke.
CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb.
Hvordan opbevarer I personoplysninger?
Vi opbevarer alle personoplysninger på foreningens fælles drev, som er beskyttet af et kodeord, som kun kendes af medlemmer af bestyrelse, og arrangørgrupperne.
Ved frafald eller udskiftning af folk i bestyrelsen, eller arrangørgrupperne, vil et nyt kodeord blive oprettet.
Dertil indsamles og opbevares personoplysninger til medlemskab, samt oplysninger indsamlet ved afholdelse af arrangementer, og kontakt via vores kontaktside, på vores hjemmeside system, Wix.com. Kodeordet til dette, er kun kendt af arrangørere og bestyrelse. Ved frafald eller udskiftning af folk i bestyrelsen, eller arrangørgruppen, vil et nyt kodeord blive oprettet.
Almindelige oplysninger relateret til oprettelse og redigering af karakterer, vil blive gemt på en google firebase, firestore, samt authentication server. Disse oplysninger er hashet, saltet, og skjult bag kodeord.
Kodeord, som bruges af foreningens bestyrelse og arrangørgrupper, vil ikke blive delt via elektroniske systemer, men overleveres verbalt.
Hvordan lever I op til lovens krav om datasikkerhed. Hvad gør I hvis der opstår et brud eller jeres data og systemer bliver hacket?
Vi kontakter Datatilsynet og evt. politiet, hvis alle eller nogle af personoplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret.
Ved læk af kodeord, vil et nyt blive oprettet, og de påvirkede parter vil blive informeret.
Hvad kan jeres IT-system, og hvordan beskytter i de persondata, I har i jeres IT-systemer?
Vores drev og hjemmeside system har ikke automatisk slettefunktion, så vi gennemgår oplysningerne manuelt.
Vi har en protokol for hvornår vi gennemgår oplysninger som skal slettes eller opdateres, såsom medlemsoplysninger, kodeord, eller oplysninger indsamlet til diverse arrangementer. Dette gøres som regel af et medlem af bestyrelsen, den PR ansvarlige, eller kassereren.